Kom igång med Hiper på en eftermiddag

Den här guiden tar dig från ett nytt konto till att dina chefer får sina första påminnelser om provanställningssamtal. Du behöver inte göra allt på en gång – men följer du stegen i ordning har du ett fungerande flöde samma dag.

1. Skapa ditt konto

Gå till Skapa konto och fyll i företagsnamn, ditt namn, din jobbmejl och ett lösenord. Hiper är gratis i 12 månader och du behöver inget kreditkort.

Vi skickar en bekräftelselänk till din e-post. Klicka på den så loggas du in direkt. Hittar du inte mejlet, eller har länken hunnit gå ut? Gå till inloggningen, skriv in din e-post och välj Skicka en ny bekräftelselänk.

Den som skapar kontot blir administratör och ser alla delar av Hiper.

2. Lägg in era anställda

Öppna Organisation i menyn och klicka på Lägg till anställd. För varje person anger du bland annat:

• namn och jobbmejl
• startdatum
• anställningsform – tillsvidare, visstid, praktikant eller konsult
• befattning, avdelning och plats
• närmaste chef

För tillsvidareanställda föreslår Hiper automatiskt ett slutdatum för provanställningen sex månader efter startdatum. Du kan ändra det om ni har kommit överens om något annat.

Som standard får den anställda en inbjudan via e-post och väljer sitt eget lösenord.

Många anställda? Välj Massuppladdning i samma dialog. Du kan ladda upp en CSV- eller Excel-fil, eller klistra in rader direkt från ett kalkylblad. Ladda gärna ner mallen först – då är alla kolumner redan på plats.

Tips: Lägg in cheferna först. Då kan du välja dem som närmaste chef när du lägger in deras medarbetare.

3. Sätt upp era provanställningssamtal

Ett samtal i Hiper kallas en cykel. Gå till Prestation → Cykler och klicka på Skapa cykel. Guiden har fem steg:

1. Grunduppgifter – namn och typ, till exempel provanställning.
2. Formulär – välj vilka frågor chef och medarbetare ska svara på. Du kan bygga ett eget formulär eller låta Hiper föreslå ett.
3. När – bestäm vem som ska få samtalet och när. Det enklaste är en automatiseringsregel, till exempel 30 dagar efter startdatum.
4. E-post – meddelandet som skickas när samtalet tilldelas.
5. Påminnelser – när påminnelser ska gå ut och när samtalet ska vara klart.

Ett vanligt upplägg för en sex månaders provanställning är tre cykler:

Med automatiseringsregler behöver ingen komma ihåg datumen. När en medarbetare når dag 30 tilldelas samtalet och både chef och medarbetare får ett mejl.

4. Så använder cheferna Hiper

Chefer ser sina medarbetare under Team. Där finns varje persons tidslinje, kommande och pågående samtal, och en sammanfattning av hur det går.

Medarbetarna själva ser sin resa och sina samtal under Min resa. De svarar på sin del av samtalet där.

5. Följ upp och fatta beslut i tid

Under Prestation → Översikt ser du hela företaget: vilka som går provanställning, vilka samtal som är klara och var något behöver uppmärksamhet. Under Rapporter kan du ta fram underlag, till exempel om provanställningar och genomförda samtal.

Beslutet om fortsatt anställning fattas på medarbetarens sida. Tänk på att arbetsgivaren enligt LAS ska meddela en provanställd minst två veckor i förväg om anställningen inte ska fortsätta. Läs mer i vår artikel om provanställning och reglerna i LAS.

6. Bjud in fler administratörer

Vill du att HR eller en kollega ska kunna sköta Hiper tillsammans med dig? Gå till Inställningar → Behörigheter och välj Ge adminåtkomst. Där kan du också ge enskilda personer tillgång till bara vissa delar, till exempel Cykler eller Organisation.

Mer att utforska

Under Inställningar kan du också ladda upp er logotyp för mejlen, koppla Slack för påminnelser och ställa in introduktionen för nyanställda som ännu inte har börjat.